Vor jedem Schritt wissen, was als Nächstes kommt.

Ein nützlicher Beschaffungsprozess erstellt Datensätze, anhand derer Sie Entscheidungen treffen können. In jeder Phase sollte das Briefing klarer und die Reihenfolge leichter zu befolgen sein.

01 /

Sagen Sie uns, was Sie brauchen

Teilen Sie Referenzen, Mengen, Bestimmungsort und die Details mit, die Sie benötigen, um alles richtig zu machen.

02 /

Vergleichen und genehmigen

Überprüfen Sie die Lieferantenoptionen, Muster und den Umfang, bevor Sie sich verpflichten.

03 /

Folgen Sie der Produktion

Halten Sie Spezifikationen, Genehmigungen und Prüfbefunde mit der Bestellung verknüpft.

04 /

Planen Sie den Versand

Bestätigen Sie die Bereitschaft, die Packprotokolle und die Transportübergabe.

01 / PROJEKTPHASE

1. Definieren Sie den Produkt- und Projektumfang

Sammeln Sie Produktreferenzen, Mengen, Ziel und Zielzeitpunkt. Beheben Sie wichtige Spezifikationslücken, bevor Lieferanten ein Angebot abgeben. Vereinbaren Sie die Aufgaben, die abgedeckt werden sollen, was ausgeschlossen ist und wie Entscheidungen genehmigt werden.

Produktbeschreibung
Offene Fragen
Vereinbarter Projektumfang

02 / PROJEKTPHASE

2. Überprüfen Sie Lieferanten und Muster

Vergleichen Sie Angebote zur gleichen Spezifikation und prüfen Sie die Eignung des Lieferanten auf dem für Ihre Bestellung erforderlichen Niveau. Bestellen Sie ggf. Muster und dokumentieren Sie die Freigaben für Produkt, Logo und Verpackung.

Lieferantenvergleich
Beispieldatensatz
Genehmigte Grafik und Verpackung

03 / PROJEKTPHASE

3. Verfolgen Sie die Produktion und prüfen Sie die Bereitschaft

Halten Sie Auftragsmeilensteine und -änderungen sichtbar. Bestätigen Sie die Inspektionskriterien frühzeitig und überprüfen Sie dann den Bericht und ungelöste Probleme, bevor Sie die Freigabe genehmigen. Bei Bedarf bleiben Fachprüfungen ein separater Bereich.

Produktionsaktualisierungen
Inspektionsbefunde
Korrekturmaßnahmen und Käuferentscheidung

04 / PROJEKTPHASE

4. Fracht abgleichen und Sendung übergeben

Koordinieren Sie Lieferanteneingänge, Kartonaufzeichnungen und die endgültige Packliste. Vergleichen Sie Transportmöglichkeiten bei gleichem Lieferumfang, bestätigen Sie Verantwortlichkeiten und bewahren Sie die Dokumentenübergabe auf.

Fracht- und Kartonaufzeichnung
Endgültige kommerzielle Dokumente
Versand- und Empfangskontakte

Planen Sie weiter.

GENEHMIGUNGEN IN JEDER STUFE

Wissen, was die Bestellung vorantreibt.

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Wissen, was die Bestellung vorantreibt.
Bühne	Arbeitsprotokoll	Entscheidung vor dem nächsten Schritt
Kurzbeschreibung und Machbarkeit	Produktreferenzen, Must-Haves, Mengen und offene Fragen.	Vereinbaren Sie den Umfang und die Angebote der Lieferanten.
Lieferant & Angebot	Vergleichbare Angebote mit ausgewiesenen Verifizierungslücken.	Wählen Sie die Route und genehmigen Sie etwaige Muster- oder Entwicklungskosten.
Beispiele und Grafiken	Datierte Muster-, Spezifikations-, Dekorations- und Verpackungsreferenzen.	Genehmigen Sie die genaue Produktionsversion oder fordern Sie eine Überarbeitung an.
Auftragsverfolgung	Meilensteine, Veränderungen und Statusnachweise.	Genehmigen Sie Änderungen und lösen Sie Probleme, die sich auf die Qualität oder den Zeitplan auswirken.
Inspektion und Bereitschaft	Feststellungen, Korrekturmaßnahmen und tatsächlicher Ladungsstatus.	Entscheidungen zur Freigabe, erneuten Prüfung, Zurückhaltung oder Teillieferung aufzeichnen.
Übergabe	Endgültige SKU-, Karton- und Transportaufzeichnungen.	Bestätigen Sie die Versandanweisungen und listen Sie die verbleibenden offenen Punkte auf.

WENN SICH DER PLAN ÄNDERT

Verwenden Sie ein klares Änderungsprotokoll.

Eine Spezifikationsänderung

Beschreiben Sie den Unterschied, die betroffenen SKUs und warum es vorgeschlagen wird. Überprüfen Sie den Preis, das Muster, die Druckvorlage und den zeitlichen Einfluss. Verlassen Sie sich nicht auf die Meldung „gleichwertiges Material“, ohne die neue Konstruktion und die erforderliche Genehmigung anzugeben.

Eine Verzögerung beim Lieferanten

Fragen Sie, welcher Meilenstein sich verzögert und welche Beweise das geänderte Datum stützen. Überprüfen Sie die Auswirkungen auf Inspektion, Konsolidierung und Ankunft. Die Entscheidung kann vorbehaltlich der kommerziellen Vereinbarungen des Käufers darin bestehen, abzuwarten, aufzuteilen, wegzulassen oder zu ersetzen.

Ein Qualitätsproblem

Halten Sie die Fehleraufzeichnung, die Reaktion des Lieferanten und die Korrekturmaßnahmen zusammen. Definieren Sie die betroffene Menge und die nach der Nacharbeit erforderlichen Nachweise. Die Freigabe sollte den vereinbarten Autoritäts- und Akzeptanzregeln entsprechen, einschließlich aller genehmigten Abweichungen.

PROJEKTVERANTWORTLICHKEITEN

Machen Sie die Käuferentscheidungen sichtbar.

Der Käufer stellt den Verwendungszweck, den Bestimmungsort, die Spezifikation, die Markenrechte und die endgültige Gestaltung bereit oder genehmigt diese. Der vereinbarte Leistungsumfang legt fest, welche lokalen Aufgaben koordiniert werden, welche externen Leistungen benötigt werden und welche Kosten einer weiteren Genehmigung bedürfen.

Lieferantenverträge, Zahlungen, Importverantwortung und Warenfreigabe sollten in den Projektvereinbarungen ausdrücklich festgelegt werden. Wenn mehrere Käuferkontakte beteiligt sind, benennen Sie für jede Entscheidung den autorisierten Genehmiger. Klare Zuständigkeiten erleichtern das schnelle Handeln, wenn eine Frage auftaucht.

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Senden Sie ein Produktfoto oder einen Link, die Menge und den Bestimmungsort. Wir klären mit Ihnen die Fragen zur Beschaffung, zum Branding und zum Versand.